Con este artículo iniciamos una serie de lecturas rápidas sobre transformación digital, con especial foco en las posibilidades de las PyMEs.

Transformación digital

En primer lugar,  es importante definir que cuando hablamos de transformación digital nos referimos a los procesos que nos permiten integrar herramientas tecnológicas en los diferentes circuitos operativos de una organización con el objetivo de optimizar la manera en que estas organizaciones operan y entregan valor a sus clientes.

En este marco se vuelve imprescindible mantener la vista en dos aspectos claves: Los objetivos de la empresa y la flexibilidad para re-adaptar algunas formas de trabajo operativo por parte de los colaboradores.

Imaginate dejar de gestionar tu empresa con una serie de planillas de cálculo, documentos dispersos entre varias computadoras, mensajes de texto, y correos electrónicos para pasar a tener toda esa información vinculada, centralizada, y accesible de acuerdo a diferentes niveles de permisos que vos mismo definas… ¿Suena interesante, verdad? Bien… entonces, hablemos de los sistemas de gestión, también llamados ERP.

Los ERP

Ahora que comprendemos el concepto general de transformación digital, podemos adentrarnos en una de las herramientas que primero suele adoptarse como parte de estos procesos: Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, también llamados E.R.P por sus siglas en inglés (Enterprise Resource Planning Systems).

Los ERP, son sistemas que nos permiten, entonces, planificar y/o gestionar todos los recursos involucrados en los procesos operativos de una organización, desde la nómina de empleados, hasta el stock, desde las propuestas comerciales o presupuestos, hasta el flujo de caja. En la mayoría de los casos, estos sistemas nos permiten ir incorporando circuitos operativos de manera paulatina para tener un mejor manejo del plan de adopción y permitir que la organización vaya mejorando su madurez.

Entonces… ¿Qué hace un ERP?

Básicamente, almacenar, vincular y comunicar información para que esta información sea fácilmente accesible en función de necesidades previamente identificadas para los diferentes roles dentro de una organización y estructurada de acuerdo a los circuitos o procesos.

Entonces, dentro de un ERP, vamos a encontrarnos diferentes módulos o secciones, dedicadas a (por ejemplo):

1. • Stock / Almacenes
   • Ventas
   • Compras
   • Producción
   • Finanzas
   • Contabilidad
   • Pagos
   • Facturación
   • CRM

La ventaja más importante que nos ofrecen estos sistemas, es la de tener toda la información digitalizada, pero fundamentalmente vinculada mediante diversos mecanismos de trazabilidad.

Lo que se observa, habitualmente en el mundo PyME es que esta información se encuentra dispersa en múltiples planillas de cálculo, mails, sistemas de facturación de terceros,   carpetas con impresiones de comprobantes, cajas de archivo, etc.

En relación al último punto (CRM) debemos decir que si bien es un tipo específico de sistema (Customer Relationship Management), normalmente los ERP incorporan muchas funcionalidades propias de los CRMs. Sobre todo en aquellas soluciones que no son las más grandes o costosas del mercado.

Costo / Beneficio

Más allá de las diferentes opciones de ERP presentes en el mercado, y los costos asociados a cada una de ellas, los procesos de transformación digital a través de la implementación de un ERP no son gratuitos: Requieren trabajo, inversión económica y cambios de paradigmas en la operación de tu empresa, sin embargo, pasado determinado tiempo (que depende de cada organización), la curva se invierte y este esfuerzo empieza a dar frutos haciendo que la información fluya de manera más natural, en tiempo y forma permitiendo así que la empresa mejore su desempeño general.

Consideraciones finales

La implementación de un ERP es uno de los pasos más importantes en el camino de la transformación digital de su empresa y la optimización de procesos operativos. 

Es imprescindible, entonces, entender la adopción de estos sistemas como una inversión, es decir, será necesario dedicarle tiempo, esfuerzo, recursos económicos, entrenamiento del personal. Pero como toda inversión, tiene su retorno y por tanto, pasado un tiempo se empiezan a ver los beneficios. Sólo es cuestión de animarse a dar el paso, investigar el mercado, pedir asesoramiento y empezar a caminar, dado que en la actualidad, dada la gran diversidad de ofertas soluciones en el mercado seguramente podrás encontrar la que mejor satisfaga las necesidades de tu empresa.

No pierdas de vista que, al implementar estos cambios en la forma de trabajo, el camino se hará más fácil si todos tus colaboradores comprenden el por qué y el para qué… De modo que te sugerimos que consideres tener algunas reuniones para comunicar claramente estos conceptos a tu equipo.